Casus: We praten hetzelfde, maar bedoelen iets anders

Binnen een samenwerkingsverband lijkt iedereen het eens. Termen als “informatiehuishouding”, “beheer” en “governance” worden gedeeld, plannen worden vastgesteld en afspraken gemaakt.

Pas in de uitvoering wordt zichtbaar dat iedereen iets anders verstond onder dezelfde woorden. Waar de ene partij denkt aan archivering, denkt de ander aan data governance en een derde aan IT-beheer. De samenwerking vertraagt, misverstanden stapelen zich op en energie gaat verloren aan herstel en herinterpretatie.

Medewerkers raken gefrustreerd omdat afspraken anders uitpakken dan verwacht. Leidinggevenden besteden tijd aan afstemming die vooraf niet nodig leek. Bestuurders ervaren dat trajecten langer duren zonder duidelijke reden.

De kern ligt in schijnbare overeenstemming. Traditioneel archiefdenken is vaak intern gericht en biedt weinig houvast voor samenwerking in ketens waar definities en perspectieven verschillen.

Om bij stil te staan

Echte afstemming ontstaat niet wanneer woorden overeenkomen, maar wanneer het onderliggende begrip gedeeld en doorleefd is.