Casus: Iedereen verantwoordelijk, dus niemand aanspreekbaar

Een Woo-verzoek komt binnen en legt direct bloot hoe de organisatie met informatie omgaat. Documenten blijken verspreid te staan, versies spreken elkaar tegen en niemand kan met zekerheid zeggen wat “de juiste bron” is. Zodra er gezocht moet worden, ontstaat er geen samenwerking, maar verwijzing: IT wijst naar de business, de business naar archief, en archief naar ontbrekende afspraken.

In de dagelijkse praktijk werkt iedereen hard en met goede intenties. Maar zodra het integraal wordt, ontbreekt overzicht. Verantwoordelijkheden zijn wel benoemd, maar niet doorleefd. En precies op het moment dat er druk ontstaat, blijkt dat eigenaarschap niet vanzelfsprekend is.

Medewerkers ervaren dit als herstelwerk en frustratie. Leidinggevenden proberen te sturen, maar missen het integrale inzicht. Bestuurders worden geconfronteerd met risico’s die pas zichtbaar worden als het al te laat is.

De kern van het probleem is dat de organisatie nog denkt in afdelingen en systemen, terwijl informatie zich daar niets van aantrekt. Klassiek archiefdenken biedt structuur binnen een domein, maar niet over domeinen heen.

Om bij stil te staan

Wanneer verantwoordelijkheid niet expliciet wordt genomen, ontstaat er een onzichtbare ruimte waarin risico’s zich opstapelen zonder dat iemand zich werkelijk aangesproken voelt.